BIEN CHOISIR SON PRESTATAIRE INFOGERANCE

Bien choisir son prestataire infogérance est crucial face aux défis courants des PME.

Externaliser son système informatique signifie confier un bien stratégique et vital de l’entreprise à un acteur externe. Plus qu’un simple fournisseur tiers, le prestataire d’infogérance se positionne comme un partenaire stratégique.

Nous allons aborder les points suivants : comment choisir au mieux son prestataire d’infogérance informatique ? Quels facteurs considérer ? Comment procéder ? Quelles questions poser ?

1. EVALUER SES BESOINS

Définissez vos objectifs et besoins

Avant d’entamer votre recherche, notre conseil est de définir clairement quels sont vos besoins et vos objectifs en matière d’infogérance informatique. Cette étape est fondamentale afin d’orienter votre recherche et de pouvoir obtenir par les candidats sélectionnés des devis clairs, précis et sans surprises.

Tout d’abord, définissez vos objectifs globaux :

Quels sont les résultats que vous souhaitez obtenir grâce à l’infogérance informatique ? Vous pouvez vouloir réduire les temps d’arrêt, améliorer la sécurité informatique, optimiser les processus d’entreprise, ou encore réduire les coûts.

Veillez à ce que vos objectifs soient SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels). Cela vous permettra de mesurer la progression et d’évaluer l’efficacité des opérations mises en place.

Analysez vos ressources internes :

Il est crucial de définir le périmètre des interventions d’infogérance informatique. Quelles tâches et responsabilités pouvez-vous gérer en interne ? Quelles sont celles pour lesquelles vous avez besoin d’une expertise externe ? Listez toutes les lacunes et les domaines où un soutien supplémentaire serait bénéfique.

Définissez un budget :

Bien que le prix ne soit qu’un critère parmi d’autres, il est important de déterminer vos contraintes budgétaires. Cela vous permettra d’évaluer les options correspondant à vos ressources financières. Gardez à l’esprit que le coût ne doit pas être le seul critère de sélection.

Analysez vos processus existants :

Examinez vos processus informatiques actuels et identifiez les domaines à améliorer grâce à l’infogérance informatique. Dressez une liste des outils en place et cernez les compétences clés que vous recherchez chez un prestataire.

Prenez en compte vos besoins d’évolution future :

Quels sont vos objectifs à moyen terme ? Comment un prestataire d’infogérance informatique peut-il vous accompagner tout au long de votre croissance ? Anticipez les besoins futurs et les projets à venir pour compléter le profil de votre prestataire idéal.

Impliquez les parties prenantes :

Différentes personnes au sein de votre entreprise seront impactées par le choix du prestataire d’infogérance informatique. Impliquez les responsables informatiques, les dirigeants, les utilisateurs finaux et les équipes métiers concernées.

Priorisez les besoins :

Une fois vos besoins identifiés, classez-les par ordre de priorité. Déterminez quels services sont essentiels et où vous pouvez faire des compromis.

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POUR RESUMER

Objectifs globaux

Voulez-vous réduire les temps d’arrêt, améliorer la sécurité des données, optimiser les processus d’entreprise ou réduire les coûts ? Assurez-vous que vos objectifs soient SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels).

Analyse des processus existants

Identifiez les domaines à améliorer grâce à l’infogérance. Par exemple, avez-vous besoin d’un support technique pour les utilisateurs, de la gestion des sauvegardes, de la sécurisation des connexions, ou de la maintenance proactive des serveurs ?

Analyse des ressources

Quelles tâches pouvez-vous gérer en interne et pour quelles tâches avez-vous besoin d’une expertise externe ?

Anticipation des besoins futurs

Quels sont vos objectifs à moyen terme et comment un prestataire pourrait-il vous accompagner dans votre croissance ?

Priorisation des besoins

Classez vos besoins par ordre de priorité pour déterminer les services essentiels et ceux où vous pouvez faire des compromis.

Définition du budget

Fixez vos contraintes budgétaires, mais ne laissez pas le coût être le seul critère de sélection.

Implication de parties prenantes

2. PROCESSUS DE SELECTION

Critères à prendre en compte

Maintenant que vous savez exactement ce dont vous avez besoin, le pas successif est de trouver qui pourra vous le fournir mieux. Pour ce faire, nous conseillons d’abord de définir des critères de choix précis, basés sur les besoins prioritaires que vous avez identifiés, et ensuite nous nous concentrerons sur les différentes étapes du processus de sélection, tout en suggérant les questions techniques qui pourraient être appropriées afin de mieux identifier votre futur partenaire d’infogérance.

Selon vos besoins, votre expérience ou vos objectifs, certains critères seront pour vous plus importants que d’autres. Nous fournissons ici quelques exemples sur les facteurs qui impactent la prise de décision concernant le prestataire d’infogérance informatique, par exemple :

Expertise technique et compétences :

Pour mieux répondre à vos besoins, votre futur prestataire doit posséder l’expertise technique requise pour mieux gérer vos processus informatiques déjà en place. Vous avez justement dressé précédemment la liste de vos besoins et la description de tous les outils en place : utilisez-la afin de mieux identifier les prestataires qui seront en mesure de vous accompagner au mieux. Certifications et partenariats technologiques peuvent être un bon moyen d’évaluer ces compétences.

Proximité géographique:

La proximité géographique peut avoir une grande importance dans le choix d’un partenaire d’infogérance informatique. En cas de panne bloquante impossible à résoudre à distance, la proximité géographique joue un rôle fondamental dans les temps de réponse aux incidents.

Flexibilité et capacité d’adaptation :

Chaque organisation est unique, et il est essentiel que le prestataire puisse personnaliser ses services pour répondre à vos exigences particulières.

Disponibilité du support technique :

Selon vos besoins, vous pourriez avoir besoin d’un support en continu, ou pendant vos horaires d’ouverture. Le cas échéant, n’hésitez pas à demander si le prestataire prévoit un service d’astreinte qui vous permette de bénéficier d’une aide 24/7.

Méthodologie et processus :

Demandez au prestataire d’infogérance de vous expliquer leur méthodologie et leur processus de travail : une approche structurée garantit une prestation de service efficace et cohérente. Informez-vous sur l’existence et l’application de SLA (Service Level Agreement) de la part du prestataire. Des engagements de niveau de service garantissent la résolution ou la prise en charge des problèmes sous un laps de temps défini selon la priorité de l’incident, et peuvent vous aider à prévoir le temps d’arrêt maximal d’un service lorsqu’un problème informatique se présente.

Engagements :

Cet aspect peut être évalué en amont en demandant des précisions concernant les engagements temporels prévus pour la prestation objet de votre recherche : demandez combien de temps serez-vous engagé avec le prestataire, s’il prévoit une période d’essai avant le démarrage, comment il organise la phase de passation ou réversibilité en cas de rupture du contrat…

Rapport qualité-prix :

Comme tout achat, le rapport qualité-prix peut être un facteur à prendre en considération lors du choix du prestataire informatique. Comparez le coût avec les services et les avantages proposés : il est important de trouver un équilibre entre la qualité des services et les coûts engagés.

Réputation et références :

Vous pourrez attacher une certaine importance aux témoignages des clients de votre futur prestataire. Cherchez ou demandez des études de cas, des évaluations, ou des références à votre futur prestataire pour pouvoir échanger directement avec quelqu’un qui a fait ce choix avant vous.

3. Demande de devis et entretiens

Lorsque vous aurez effectué votre recherche et compilé une liste restreinte de candidats pouvant répondre à vos besoins, contactez-les pour demander un devis. Si cela est possible, n’hésitez pas à demander à chaque prestataire d’infogérance sélectionné de se rendre dans vos locaux, ce qui permettra au prestataire de constater le périmètre d’intervention de la prestation, et à vous d’avoir un premier contact avec lui et de lui poser toutes les questions qui pourraient être utiles pour déterminer s’il est le candidat idéal pour la gestion de votre système d’information.

Cet échange sera l’occasion parfaite pour poser quelques questions d’ordre technique pour vous assurer de faire le bon choix. Il n’est pas toujours facile de savoir quelles questions poser quand on n’est pas expert du domaine. Voici quelques suggestions pour vous inspirer et vous guider.

Quelle est votre expérience dans la gestion de [nom de la technologie spécifique] ?
Comment gérez-vous la sécurité des données et les mesures de protection ?
Comment gérez-vous les sauvegardes et la récupération des données en cas de sinistre ?
Comment réagissez-vous aux problèmes et incidents techniques ?
Quelles sont vos politiques de gestion des changements et des mises à jour système ?
Quelles sont vos mesures de surveillance et de performance système ?
Comment gérez-vous la gestion des utilisateurs ?

A travers ces questions, vous pourrez vous assurer de l’expertise technique du prestataire dans les outils constituant votre service informatique actuel.

Evaluation des contrats

Analysez attentivement les contrats avant de faire votre choix. Voici les éléments à vérifier :

Durée et renouvellement du contrat : Vérifiez les engagements prévus par le prestataire et la possibilité d’une période d’essai.
Clauses de résiliation et de réversibilité : Assurez-vous que le prestataire prévoit un accompagnement en fin de contrat.
Responsabilités et obligations : Définissez clairement les responsabilités de chaque partie.
Confidentialité, disponibilité et sécurité des données : Analysez les clauses de confidentialité, les SLA (Service Level Agreement) et les moyens de protection des actifs du prestataire.

Vous avez des doutes sur le type de prestation dont vous avez besoin? Consultez notre article Naviguer dans le monde de l’infogérance pour définir au mieux vos besoins en termes de services!

Vous êtes prêt à passer à l’étape suivante et a démarrer un partenariat, mais vous souhaitez savoir comment cette phase de lancement se passera? Nous vous expliquons tout dans notre article Démarrer son contrat d’infogérance avec IOL.